O Seu Seguro USA
Portal InternoTreinamento de cotação e fechamento
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Setor interno

Treinamento para cotação, conferência e fechamento

Este portal é para a equipe que recebe o lead qualificado, confere dados, monta cotação, prepara fechamento e protege a operação de erros, retrabalho e promessa indevida.

Uso operacional interno

Registro Operacional

Este registro existe exclusivamente para fins de auditoria, segurança da informação, rastreabilidade das operações e identificação do responsável por cada atividade realizada dentro do Portal Polly.

Sempre que iniciar atividades dentro do Portal Polly, registre a abertura da sessão. Ao concluir suas atividades, registre o encerramento. O objetivo é manter a rastreabilidade das operações realizadas no sistema.

Aguardando registro operacional.

Missão do setor interno

Transformar atendimento comercial em cotação correta.
Conferir dados antes de enviar preço ou cobertura.
Identificar lacunas, inconsistências e riscos de compliance.
Preparar fechamento com clareza e sem pressão.

Postura esperada

Não assumir dados que não foram confirmados.
Não corrigir o comercial com grosseria. Pedir complemento com objetividade.
Registrar o que foi cotado, por qual motivo e o que ficou pendente.
Chamar humano quando houver dúvida de regra, cobertura, estado ou elegibilidade.

Método CASA no setor interno

C

Compreender

Ler o caso, entender necessidade, uso, estado, urgência e informações já coletadas.

A

Alinhar

Confirmar pendências, critérios de cotação, limites e expectativa de fechamento.

S

Simplificar

Organizar dados, remover duplicidade, separar pendências e preparar mensagem clara.

A

Automatizar

Usar checklist, CRM e IA para reduzir erro, nunca para pular conferência.

Linha de produção do atendimento

O setor interno entra para transformar lead qualificado em proposta, emissão e documentação correta. A experiência externa precisa parecer contínua para o cliente.

Receber do vendedor o cartão Trello/CRM com documentos, dados e observações.
Conferir se há informação suficiente para cotar. Se faltar, devolver pedido objetivo de complemento.
Realizar cotações, comparar seguradoras e registrar limitações importantes.
Devolver proposta pronta ao vendedor com pontos que precisam ser explicados ao cliente.
Após decisão de fechamento, receber e-mail/cartão/dados finais e emitir a apólice.
Conferir emissão, gerar documentos, preparar acessos e entregar pacote ao vendedor.
Registrar status, pendências, data de emissão e dados relevantes para renovação.
Cotações recebidas

Fila de cotações enviadas pelos parceiros.

Aqui aparecem as cotações criadas no Portal dos Vendedores. O parceiro interno seleciona o cliente, confere a ficha recebida, acessa os documentos anexados, atualiza o status e devolve a proposta para o parceiro responsável.

Fila operacional
Os documentos são enviados pelo Portal dos Vendedores e a ficha chega pronta para conferência. O Interno não começa anexando documentos: começa escolhendo uma cotação da fila.

Como trabalhar esta fila

Clique em uma cotação recebida na lista da esquerda.
Leia a ficha gerada pelo vendedor e confira os documentos anexados.
Se faltar informação, use “Pedir complemento” e registre a pendência.
Depois de cotar fora do portal, anexe a proposta e atualize o status para o parceiro acompanhar.

Ficha recebida do vendedor

Selecione uma cotação na fila para visualizar a ficha gerada pelo vendedor.

Documentos anexados

Andamento interno

Proposta do setor interno

Informe os valores retornados pela seguradora. O sistema soma automaticamente a mensalidade + US$300 de fee para calcular o down payment apresentado ao cliente. Primeiro gere a conferência; a arte só deve ser gerada depois da aprovação da conferência.

Conferência da proposta ainda não realizada.
Depois de aprovar a conferência, gere a arte visual e anexe/baixe a imagem para devolver ao vendedor.
Nenhum arquivo anexado
Quando a proposta for anexada e concluída, o vendedor verá o status como “Proposta pronta”.
Nenhum arquivo anexado
Use somente depois que a apólice estiver emitida. O vendedor verá o documento final e poderá finalizar o fechamento.
Crie ou selecione uma cotação.

As ações principais aparecem na cotação selecionada, ao lado da fila. Use esta área apenas para mensagens do sistema.

CRM visual

CentralBase operacional

Visão estilo Trello para acompanhar as cotações recebidas, assumir demandas, mover status e abrir a ficha completa quando for hora de trabalhar o caso.

Substitui a Central de IA

Total na base

0 cotações

Urgentes

0 cotações

Fechamento

0 solicitações

Quadro de cotações

Use a busca para localizar por nome, VIN, vendedor, responsável, telefone, e-mail, policy number ou palavra-chave registrada na ficha.

Fabio acompanha atrasos, abas sem uso e organização do quadro no Portal Polly.
Central de IA

IA operacional da O Seu Seguro USA

Use esta central para organizar cotações, fichas, auditorias, propostas, dúvidas, treinamentos e comunicação sem sair do Portal Interno. Cada área já nasce com o contexto da empresa e o Prompt Mestre aplicado automaticamente.

Prompt Mestre automático
As conversas ficam salvas neste navegador para continuidade operacional. Evite inserir dados sensíveis desnecessários: use somente o que for importante para executar a tarefa.

Chat Geral

Conversa interna com IA, usando o DNA Polly, Método CASA e regras operacionais da O Seu Seguro USA.

Antes da cotação

Checklist de prontidão para cotar ou fechar

Marque os dados recebidos. O portal indica se o caso está pronto, se precisa voltar para o comercial ou se deve chamar revisão.

Comercial → Interno

Gerador de pedido de complemento

Quando faltarem dados, o interno pode gerar uma mensagem objetiva para devolver ao comercial sem criar confusão.

Anotações do setor interno

Bloco de notas

Use este espaço para registrar lembretes, pendências, pontos de atenção de cotações, seguradoras, fechamentos e qualquer detalhe operacional.

Notas pessoais
As anotações são salvas automaticamente enquanto você escreve.

Histórico de notas salvas

As notas salvas manualmente ficam listadas aqui para consulta do próprio parceiro.

SOP Interno

Manual do setor interno

Processos detalhados para receber cotações, conferir ficha, pedir complemento, montar proposta e preparar fechamento. Procedimentos específicos de seguradoras ficam fora deste manual e serão treinados separadamente.

Manual operacional

1. Pegar demanda

Abra Cotações ou CentralBase e priorize Pronta para interno | Urgente quando houver motivo registrado.
Clique em Abrir ficha e leia o caso antes de assumir.
Ao clicar em Assumir demanda, o status vira Em cotação e o vendedor sabe que o caso está sendo tratado.
Não assuma demanda se não puder trabalhar nela em seguida.

2. Conferir ficha

Confirme nome completo, nascimento, estado, endereço, VIN, uso e status do veículo. Telefone e e-mail podem ser complementados no fechamento.
Datas devem seguir MM/DD/AAAA, mesmo quando o documento for de outro país.
Divergência entre proprietário e motorista pode ser normal. Se a esposa é non-driver mas dona/financeira, mantenha os dois na ficha.
Se não houver certeza do dado, não prossiga. Registre pendência dentro da cotação.

3. Pedir complemento

Use Registrar pendência dentro da ficha, não handoff separado.
O pedido deve dizer exatamente o que falta ou está ilegível.
A cotação vira Aguardando documentos, e o vendedor acompanha o status.
Quando o vendedor corrigir, a cotação volta a andar sem perder histórico.

4. Montar proposta

Faça a cotação fora do portal, conforme o treinamento operacional e as regras da seguradora.
Anexe imagem ou PDF da proposta. Sem anexo, a proposta não deve ser concluída.
Registre apenas o resumo mínimo para o vendedor apresentar: seguradora, entrada, mensalidade, deductible/franquia, validade e ponto de atenção.
Ao concluir, o status vira Proposta pronta e o vendedor pode apresentar ao cliente.

5. Fechamento

Quando o vendedor clicar em Iniciar fechamento, a demanda volta como prioridade.
Confira plano escolhido, data de início, e-mail, dados finais e observações antes de emitir.
Durante fechamento, use Em fechamento. Depois da emissão confirmada, use Emitida.
Entregue ao vendedor apólice, cartão, dados de acesso e pontos importantes para orientação final.

6. Qualidade e registro

Toda ação importante precisa ter status, responsável, data e hora.
Não apague histórico para “limpar” o caso. Histórico protege a operação.
Use Dúvidas para perguntar à IA quando precisar de orientação geral, mas não para substituir regra específica de seguradora.
Se houver risco de compliance, cobertura ou elegibilidade, sinalize antes de seguir.

Protocolo de dúvida sem segurança

Se o sistema, a IA ou o parceiro interno não tiver segurança para responder, não inventar e não improvisar.
Perguntar diretamente à Polly com estado, produto, contexto, documentos e a decisão que precisa ser tomada.
Seguir a orientação devolvida antes de responder como certeza, alterar status definitivo, prometer aceitação ou orientar fechamento.
Quando a orientação se repetir, registrar como aprendizado para melhorar Camila, Renata, Interno e futuros manuais.
Perguntar antes de operar

Dúvidas do setor interno

Use esta área quando surgir dúvida sobre cotação, documentação, fechamento, regra, cobertura ou comunicação com o vendedor. A resposta pode ser enviada para revisão no Portal Polly.

Qualidade antes da velocidade
A equipe interna não aprova sozinha respostas sensíveis. Quando houver dúvida, envie para revisão.
Prática operacional

Testes de conferência e fechamento

Valide se a pessoa sabe identificar dados faltantes, risco e quando chamar revisão.

Responda os testes para ver o preparo.0 de 0 respondidos
Análise finalComplete as 30 perguntas para receber a avaliação de prontidão operacional, conferência e fechamento.
Resultado vinculado automaticamente ao usuário logado.
Ao responder a 30ª pergunta, o sistema conclui a rodada automaticamente e gera uma nova quando necessário.